Comprovante de depósito, precisa guardar?
Quando se trata de guardar documentos financeiros, a política de “melhor prevenir do que remediar” geralmente torna seu espaço de documentos em casa confuso e desorganizado. Você vai ainda ouvir várias histórias de terror, de pessoas que jogaram documentos fora quando não podiam. Como resultado, algumas pessoas acabam guardando de tudo, até trocentos recibos de depósito em suas casas. Mas isso é necessário?
Embora existem documentos financeiros que você deve manter por toda a vida, a maioria pode ser mantida por três anos ou menos. Aqui estão algumas diretrizes rápidas sobre por quanto tempo manter os documentos financeiros mqais comuns.
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Comprovante de depósito precisa guardar?
A menos que mostre a prova de uma despesa dedutível, muitos documentos e recibos podem ser descartados com frequência. Isto inclui:
Recibos de caixa eletrônico e comprovantes de depósito depois de reconciliados com seu extrato bancário
Extratos bancários mensais e trimestrais se os extratos de final de ano forem recebidos
Em outras palavras, o recibo de um depósito feito em uma conta deve ser mantido até que ele apareça como saldo disponível. Tome só o cuidado, pois alguns bancos colocam este saldo como temporário até o banco verificar os valores. A discriminação como saldo temporário estará disponível.
Quanto tempo devo guardar os documentos bancários?
O material que apoia a declaração de imposto de renda deve ser guardado por até 5 anos. Estes documentos podem incluir:
Documentos relacionados à renda, como faturas, extratos, comprovantes de cobrança de cartão de crédito, relatórios de fluxo de caixa, etc.
Comprovante de compras e despesas dedutíveis, como recibos, faturas, cheques cancelados, registros de milhagem e recibos ou extratos de cartão de crédito
Recibos de contribuições de caridade e doações
Empresas ainda precisam guardar documentos tributários, documentos gerais e de afastamento dentro desse período.
O comprovante de depósito precisa ser guardado por algum tempo para evitar problemas. (Imagem: PSYHELPENERGY.COM)
Comprovante digital de pagamento e depósito
À medida que as empresas ficam mais sem papel, os recibos e extratos são frequentemente entregues online. Algumas informações estão disponíveis por um período limitado, no entanto. Certifique-se de verificar com o titular da conta para entender sua política e salve ou imprima documentos que possam ser necessários em caso de uma auditoria. Boa parte das instituições financeiras disponibilizam os dados e informações por 10 anos, mas é importante confirmar e ter seu próprio arquivo de informações.
Quais documentos tenho que manter por mais tempo?
Embora 5 anos seja o padrão para guardar documentos e recibos, alguns documentos podem ter de ser mantidos por mais tempo. É recomendável manter as declarações de impostos estaduais e federais arquivadas por até 10 anos.
Por tempo indeterminado, ou longo prazo, os documentos abaixo devem ser mantidos:
Registros de folha de pagamento e documentos de contratação por tempo indeterminado.
Documentos de parcerias e sociedades
Acordos contratuais, como relações com fornecedores, marketing ou estruturas de comissão e royalties
Registros de propriedade, incluindo propriedade intelectual
Ações e títulos
Documentos trabalhistas e previdenciários (por até 30 anos)
Documentos de folhas de pagamento e sistemas (por até 10 anos)
Verifiquem com seu consultor financeiro ou tributário os detalhes específicos da sua situação, pois as regras mudam e podem ser específicas do setor ou local.
Na preparação da declaração de impostos de fim de ano, é bom criar um sistema usando pastas de arquivo organizadas por categoria. Em empresas, a maioria delas terá um arquivo marcado como ‘Despesas operacionais’, ‘Faturas’, ‘Clientes’ e talvez ‘Folha de pagamento’. É fácil selecionar números de fim de ano para seu contador ou contador simplesmente puxando as pastas do arquivo e substituindo-as por novas a cada janeiro.
Digitalização de documentos
Nossa recomendação é que você busque também digitalizar seus documentos ou guardar as versões digitais para evitar a bagunça. Você deve guardar seus documentos digitais em um aplicativo de armazenamento na nuvem seguro. Este cuidado é bom para garantir sua privacidade e também a organização dos documentos.
Dúvidas? Deixem os comentários suas perguntas e iremos responder!
Sobre o autor
Crédito ou débito? Esta é uma pergunta quase sempre feita ao se pagar com cartão mas é uma questão também comum na vida de muitos brasileiros. Com mais de 300 horas em cursos de finanças, empreendedorismo, entre outros, André formou-se em pedagogia e se especializou em educação financeira. Dá também consultorias financeiras e empresariais quando seus clientes precisam de ajuda e compartilha conhecimentos aqui neste site.
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